Pasenę administraciniai procesai ir kaip juos išgyvendinti iš įmonės?
Ne paslaptis, kad viena iš pirmųjų užduočių, kurią įvykdo administratoriai – dokumentų inventorizacija, mėginant išsiaiškinti su kuo turi reikalą: visos tvarkos, instruktažai ir kiti dokumentai, su kuriais privalo susipažinti kiekvienas naujas darbuotojas.
Prisipažinsiu, per visą sukauptą darbo patirtį dar niekada nuoširdžiai neprisėdau ir iki galo neperskaičiau visų dokumentų, už kuriuos pasirašiau pradėjusi dirbti. Aklai suraitydavau parašą su pasižadėjimu sau, kad, kai rasiu akimirką – perskaitysiu tvarkas, instruktažus ir kitus dokumentus. Ir net neabejoju, kad daugelis, vedami tokių pačių minčių, pasirašo susipažinimo lape ir palieka šią užduotį ne itin svarbių „to-do“ darbų sąraše.
Tokia situacija kartojasi daug kur. Įvairūs dokumentai sudėlioti skirtinguose archyvuose, po kiekvieno teisės akto pakeitimo – nauji direktoriaus įsakymai, tvarkų korekcijos, papildomi lapai į archyvus. Nauji senų parašų surinkimai, nauji susipažinimai, naujos korekcijos ir tai kartojasi tarytum užburtas ratas, kurio mielai atsisakytų daugelis mano srityje dirbančių kolegų.
Nemeluosiu, tą patį teko rasti ir Talentator komandoje. Tinkamai nesupažindinti darbuotojai, trūkstamos tvarkos ir daug kitų klausimų, kurie reikalavo laiko, pastangų ir kolegų ganymo, jog galėtume sudėti taškelius ant „i“.
Kilnojant lapus vis kirbėdavo mintis: „nejaugi būdama įmonė, kuri kalba apie pažangius mokymus, interaktyvumą ir skaitmenizavimą, negalime sukurti kažko, kas palengvintų šį procesą?“. O tada komanda atsisuko į mane ir pasakė, jog GALIME. Taip pradėjome savo kelionę link darbuotojų tvarkų ir kitų taisyklių skaitmenizavimo.
Kai išgirdau apie šią idėją, pamaniau, jog tai genealu! Vėliau, darbams prasidėjus, entuziazmas atslūgo ir liko abejonės, juk visi nuo amžių amžinųjų buvome įpratę, jog viskas vyksta popieriuje. Kilo klausimai, o tai kaip darbuotojai susipažins su dokumentais, kur ir kaip iš viso darbuotojai pasirašys? Iš tiesų į viską žvelgiau su baime, jog užsibrėžėme neįmanomą tikslą.
Tačiau su komanda radome sprendimą, kurio šiandien nekeisčiau į nieką kitą. Ir veikiausiai pirmą kartą galiu ramiau atsikvėpti, nes žinau, jog nebeturiu lakstyti paskui kiekvieną darbuotoją, prašyti, jog susipažintų su dokumentais ir matyti, kaip dalis jų tiesiog aklai pasirašo.
Ramiau jaučiuosi ir žinodama, jog dokumentų pakeitimas ir supažindinimas su pakeitimais – taip pat paprastas ir nesudėtingas.
Galimybė visus procesus matyti sistemoje, stebėti pasirašymo progresą ir būti užtikrintai, jog darbuotojas pasirašys dokumentą tik tuomet, kai iš tiesų jį perskaitys, leidžia kur kas efektyviau organizuoti mano darbą.
Taip pat noriu pasidžiaugti ir tuo, jog matau didelį skirtumą kolegų veiduose. Jiems patinka naujoji tvarka, daug smagiau skaityti tinkamai susistemintą ir patraukliai pateiktą informaciją, kurios įsiminimo rezultatai daug geresni.
