Kodėl darbuotojai neskaito instrukcijų, taisyklių ir kiek tai kainuoja įmonei?
Kai pradžioje būna sunku
Tiek darbovietės keitimas darbuotojui, tiek naujo darbuotojo atėjimas darbovietei – šiek tiek stresinė situacija.
Darbdavys svarsto, kaip tinkamai įvesti naują darbuotoją į procesą, o darbuotojas – kaip kokybiškai pradėti naujus darbus, užmegzti ryšį su naujais kolegomis. Žodžiu, – pirmasis mėnuo, atėjus naujam darbuotojui, gana komplikuotas. Personalo skyrius turi surinkti ir paruošti visą, kuo išsamesnę informaciją apie įmonę, struktūrą, supažindinti su įmonės istorija, svarbiausiais klientais, partneriais, veiklos tikslais, tradicijomis ir nerašytomis taisyklėmis.
Kiekviena įmonė turi tiek standartizuotas, tiek savo unikalias instrukcijas, su kuriomis privalo susipažinti visi įmonės darbuotai. Šios instrukcijos ne šiaip paprasti tekstai, tai įmonės vertę kuriantys dokumentai, kuriuose sudėta informacija, tvarkos aktualios ir būtinos visiems įmonės darbuotojams, kad visi kalbėtų ta pačia, visiems suprantama kalba. Ypač tai svarbu, kai įmonė siekia aiškaus pokyčio ir transformacijos etape turi dalyvauti visi. Bet, kaip dalyvausi ir pareikši savo nuomonę, jei su dalimi svarbios informacijos susipažinai tik pusiau, o kitos negali suprasti, kol tau dorai jos niekas nepaaiškina?
Štai čia ir prasideda įvairių viražų, keistų įmonės „piruetų“ kupinas iššūkis, nes susipažinti su įmonei svarbiais dokumentais turi visi darbuotojai ir kuo greičiau, o kaip į galvas sudėti tai, kas neįdomu ir į jas be specialaus paaiškinimo tiesiog netelpa?
Talentator patirtis
Jeigu nors kartą gyvenime teko oficialiai dirbti, greičiausiai Jums bus pažįstamos ir darbuotojo įvedimo tvarkos, pažintis su Darbuotojų saugos instrukcijomis ar darbo proceso aprašo įsisavinimo procedūra Tik kokią emociją neša šie prisiminimai? Sunkią ir verčiančią atidėlioti šiuos darbus iki paskutinės akimirkos, nes tai – nepapratai nuobodu? Tokią emociją visi šie ilgi ir sunkiai suprantami dokumentai, su kuriais privalo susipažinti kiekvienas darbuotojas, nešė ir mums, Talentator komandai.
Šiandien mūsų komanda jau žino, kad Darbuotojų priėmimo į darbą tvarkos, informacija apie pagrindines darbuotojų teises ir pareigas, konfidencialumo sutartys, darbo procesų aprašai ir visi kiti painūs, ilgi ir nuobodūs dokumentai gali įgyti įdomų ir visiems suprantamą formatą. Ir ne tik instrukcijos, bet ir visos administracinės tvarkos Jūsų įmonėje gali tapti įdomiomis ir lengvai įveikiamomis bei pradėti nešti laukiamą rezultatą.
Turbūt sutiksite, kad įvairios instrukcijos reikalingos tam, kad darbuotojai žinotų, kaip dirbti, kokiomis taisyklėmis vadovautis. O jei darbo atlikimo tvarka yra reglamentuota, bet darbuotojai su ja nesusipažinę, vis vien negalėsite nei vertinti, nei valdyti proceso. Geriausiu atveju darbuotojai turėtų reguliariai vartyti procesų aprašus, darbo instrukcijas, kad žinotų ir perpratę įsisavintų tinkamą darbo eigą ir visus niuansus. Suprantama, kad šiuolaikinėje visuomenėje tai labiau skamba kaip utopija, nei realybė, todėl iš pradžių visus dokumentus, reglamentus ir taisykles mes vartėme, analizavome, vertėme į „žmonių kalbą“. Sustruktūrizavę visą informaciją sudėjome į patrauklų ir lengvai skaitomą e. mokymų formatą. Kurdami vidinius e. mokymus visada galvojome apie tai, ką ir kaip patiems būtų įdomu skaityti, todėl ilgas biurokratines formuluotes keitėme naujos struktūros sakiniais.
Beldžiasi geroji praktika
Patys ilgai ieškojome būdų, kaip savo darbuotojus kuo greičiau įtraukti į visus procesus, laiku supažindinti su įmonei svarbiais dokumentais, sutartimis, instrukcijomis. Tuo pačiu ir išsikėlėme tikslą – tai padaryti negaištant daug brangaus laiko. Žinoma, tikrai matėme, kiek daug popierizmo, pasimetimo ir nusivylimo būdavo iš darbuotojų pusės, kai jiems pateikdavome keliasdešimt puslapių įmonės vidaus taisyklių su kuriomis jie turėdavo susipažinti pradėję darbus.
Vieni darbuotojai perskaitydavo daugiau, kiti mažiau, o mes, kaip įmonė, ilgainiui supratome, kad tokiu atveju nežinojimas tampa nuodingu ir žalingu ne tik įmonei, bet ir pačiam darbuotojui. Pastebėjome, kad tie darbuotojai, kurie iki galo nesusipažindavo su darbo tvarkomis, patirdavo daugiau streso, nes nežinodavo visos reikalingos informacijos. Patingėję perskaityti viską iki galo nuskriausdavo save ir blogai, neužtikrinai jausdavosi savo pareigose. Radome išeitį ir sudėtingus, biurokratinius tekstus pavertėme moderniais, skaitmeniniais, lengvai įtraukančiais į skaitymo ir mokymosi procesą e. mokymais.
Išsamiau, kodėl tai patrauklu
Ir tikrai nieko tokio, jei dar nepradėjote skaitmenizavimo proceso įmonėje. Vienas iš lengviausių būdų tai pradėti daryti – skaitmeninės, e. mokymo formatu paruoštos, tvarkos.
Skaitmeninis formatas leidžia net ir pačią nuobodžiausią informaciją paversti įtraukiu ir lengvai, kiekvienam darbuotojui prieinamu, e. mokymu, kurį tiek patys, tiek Jūsų darbuotojai perskaitysite su malonumu.
Jei įmonėje vėliau darbuotojams reikia išlaikyti egzaminą, jau į patį e. mokymą galima įtraukti egzamino klausimus kitomis formomis ir taip būsite tikri, kad dar besimokydami darbuotojai jau pradės galvoti apie egzamino klausimus ir ruoštis jam.
Patogiai išskaidytas tekstas, realios situacijos, specialios suaugusiųjų ugdymo metodikos, veiksmingos interaktyvios užduotys leidžia instrukcijas pristatyti kaip įdomų pasakojimą su brandžia mintimi, atsakant į klausimą KODĖL.
Eureka, nes ir darbuotojai tai vertina
Galimybę tobulėti vertina kiekvienas žmogus, o nuo šiol Jūsų darbuotojai Jums dar ir dėkos už tai, kad pirmą kartą gyvenimą išties perskaitė ir įsigilino į konfidencialumo, materialinės atsakomybės, darbo tvarkos, nuotolinio darbo sutartis ar pamatė, koks išties naudingas ir reikalingas yra duomenų apsaugos reglamentas.
